ERP’ye geçişte veri aktarımı nasıl yapılır? Kontrol ve geçiş planı
ERP’ye veri aktarımında kapsamı seçin, alanları eşleştirin, veriyi temizleyin ve deneme aktarımını kayıt sayıları, stoklar ve bakiyelerle doğrulayın.
ERP | 3 dakikalık okuma
Başarılı veri aktarımı, dosyanın yüklenmesiyle değil kayıtların doğrulanmasıyla tamamlanır.
Bu Yazıda Neler Bulacaksınız?
ERP’ye veri aktarımı; taşınacak kayıtların seçilmesi, kaynak alanların yeni ERP alanlarıyla eşleştirilmesi, verinin temizlenmesi, deneme aktarımı ve sonuçların doğrulanmasıyla yapılır. Ürün ve cari kartlar, yapılandırma bilgileri ve açık işlemler ayrı planlanmalıdır. Dosyanın yüklenmesi, aktarımın doğru tamamlandığını tek başına göstermez. [1]
Bu rehber, ERP değiştirirken kayıt kapsamını ve geçiş kontrollerini belirlemek isteyen işletmelere yöneliktir. Kapanmış işlemler için arşiv ve erişim kararını ayrıca verin; son aktarım zamanı ile canlı açılış sorumlularını yazılı hale getirin.
1. Hangi veriler yeni ERP’ye taşınmalı?
Ürünler, müşteriler ve tedarikçiler ana veridir. Depo tanımları, birimler ve ödeme koşulları yapılandırma verisidir. Açık siparişler ve tahsil edilmemiş belgeler ise devam eden işlemleri temsil eder. Geçmişte kapanmış hareketler için ayrıca arşiv ve erişim kararı verin.
Microsoft’un geçiş rehberi de yapılandırma, ana veri ve açık işlem verilerini ayrı ele alır; eşleştirme, test ve sorumlulukların planlanmasını önerir. [1] Bu ayrım, ‘her şeyi aktaralım’ yaklaşımından daha somut bir kapsam oluşturur. Geçmiş kayıtlara erişim ve saklama gereksinimlerini ilgili ekiplerle ayrıca değerlendirin.
2. Alan eşleştirmesi nasıl hazırlanır?
Kaynak alan, hedef alan, veri türü, zorunluluk ve dönüşüm kuralı için bir satır açın. Örneğin eski sistemdeki ‘stok kodu’ hangi yeni alana gidecek? Tarihler gün/ay/yıl mı okunacak? Ondalık ayracı nasıl yorumlanacak? Birim kodları aynı anlama mı geliyor?
Varsayımsal örnek: Kaynaktaki 001245 kodu sayı olarak açılırsa 1245’e dönüşebilir. Hedefte bu iki kod farklı ürünleri temsil ediyorsa hatalı eşleşme oluşur. Bu nedenle yalnızca hücre görünümünü değil, aktarım dosyasında korunan gerçek değeri kontrol edin.
3. Aktarım öncesi veri nasıl temizlenir?
Tekrarlanan ürün ve cari kartları belirleyin; birleştirme kararını veri sahibine onaylatın. Boş zorunlu alanları, geçersiz depo kodlarını, farklı yazılmış birimleri ve bağlantısız kayıtları raporlayın. Belirsiz satırları sessizce düzeltmek yerine istisna listesine alın.
Temizleme işlemi için de iz bırakın: hangi kayıt değişti, önceki değer neydi, karar kimden geldi? Böylece deneme aktarımında bulunan bir farkın kaynak dosyada mı, dönüşümde mi, hedefte mi oluştuğunu ayırt edebilirsiniz.
4. Deneme aktarımı nasıl doğrulanır?
Önce temsili bir veri kümesini test ortamına aktarın. Kayıt sayısı, benzersiz kodlar, miktar toplamları ve seçilen belgelerin ayrıntılarını karşılaştırın. ‘500 satır yüklendi’ mesajı, 500 doğru kayıt oluştuğunu tek başına kanıtlamaz.
Açılış stoklarını depo ve ürün bazında, cari bakiyeleri hesap ve para birimi bazında kontrol edin. Açılış bakiyesi ile geçmiş işlemlerin aynı tutarı iki kez oluşturmadığından emin olun. Finansal açılış kayıtlarının yöntemini ve onayını muhasebe sorumlusuyla birlikte belirleyin.
5. Son aktarım zamanı nasıl planlanır?
Eski sistemden son dosyanın alınacağı saat, bu saatten sonra yapılabilecek işlemler ve geçiş sırasında gelen yeni siparişlerin durumu net olsun. Aksi halde deneme dosyasıyla canlı açılış arasındaki hareketler kaybolabilir veya iki kez aktarılabilir.
Görev sırası, görev sahibi, beklenen süre ve başarı kontrolü içeren bir geçiş çizelgesi hazırlayın. Microsoft’un canlı geçiş yaklaşımında da görevlerin sırası, prova ve geri dönüş hazırlığı öne çıkar. [2] İşletmenizin toleransına uygun bir durdurma veya geri dönüş koşulu belirleyin.
6. Canlı geçişte hangi kontroller yapılır?
Canlı açılışta ürün arama, sipariş kaydı, stok hareketi ve tahsilat eşleştirmesi gibi temel işlemleri küçük örneklerle kontrol edin. Ekibin ‘kullanabiliyoruz’ demesiyle veri doğrulaması aynı kontrol değildir; ikisini ayrı kaydedin.
Geçişi tamamlandı saymak için kritik hata listesinin durumu, toplam kontrolleri ve sorumlu onayları birlikte görülmelidir. Eski sisteme erişimi veya aktarım dosyalarını, saklama ve denetim ihtiyaçları değerlendirilmeden ortadan kaldırmayın. İlk gün farklarını tek listede toplayıp yeni kayıt üretmeden önce nedenini araştırın.
Yeni ERP’nin başlangıç verisi, kaynağı ve kontrolü bilinen veri olmalı.
Kaynaklar
Kaynak kontrolü ve içerik güncellemesi: 14 Ekim 2026.
Sıkça Sorulan Sorular
ERP hakkında merak edilenler
Geçmiş bütün işlemler yeni ERP’ye taşınmalı mı?
ERP’ye geçmiş bütün işlemlerin taşınması her durumda gerekli değildir. Aktif kullanım, raporlama, erişim ve saklama ihtiyaçları birlikte değerlendirilir. Taşınmayan kayıtlar için güvenilir bir arşiv ve erişim yöntemi belirlenmelidir.
Dosyanın yüklenmesi ERP aktarımını tamamlar mı?
Hayır. ERP’ye yüklenen kayıtların sayısı, ilişkileri, stok miktarları ve açılış bakiyeleri kaynakla karşılaştırılmalıdır. Yükleme sonucu ile veri doğrulaması ayrı kontrollerdir.
İlgili yazılar
